So verwenden Sie Copilot Pro AI zum Generieren von Formeln und Analysieren von Daten in Excel

Copilot Pro von Microsoft kann KI-gestützte Unterstützung für Ihre Excel-Daten und Tabellenkalkulationen bieten.

Für 20 US-Dollar pro Monat lässt sich Microsofts Copilot Pro in Microsoft 365 integrieren und bietet KI-gestützte Funktionen für verschiedene Apps in der Suite. Personen, die Excel verwenden, können Copilot Pro verwenden, um Daten in eine Tabelle umzuwandeln, Formeln zu erstellen, Daten zu analysieren, Informationen zu sortieren und zu filtern, Diagramme zu erstellen und vieles mehr. So können Sie Copilot Pro für sich arbeiten lassen.

Zunächst benötigen Sie ein Abonnement für Microsoft 365 Personal oder Family. Die Personal Edition kostet 70 US-Dollar pro Jahr und ist für eine Person gedacht, die bis zu fünf Geräte nutzt. Die Family Edition kostet 100 US-Dollar pro Jahr und ist für bis zu sechs Personen konzipiert, die bis zu fünf Geräte nutzen. Zu den Kernanwendungen der Suite gehören Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote.

Zweitens benötigen Sie ein Abonnement für Copilot Pro, falls Sie noch keines haben. Um sich anzumelden, besuchen Sie die Website von Copilot Pro. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Copilot Pro herunterladen“. Bestätigen Sie das Abonnement und die Zahlung. Die Pro-Version wird wirksam, wenn Sie Copilot das nächste Mal auf seiner Website, in seiner mobilen App oder in Windows verwenden.

Drittens müssen Sie bestimmte Anforderungen erfüllen, um Copilot in Excel verwenden zu können. Ihre Excel-Dateien müssen im .xlsx- oder .xslm-Format gespeichert sein und die Daten müssen als Excel-Tabelle formatiert sein (ich zeige Ihnen, wie das geht). Außerdem muss AutoSave aktiviert sein und Sie können nicht mit lokalen Dateien arbeiten; Ihre Tabellenkalkulationen müssen in OneDrive oder Microsoft 365 SharePoint gespeichert sein.

So verwenden Sie Copilot Pro AI für Excel

1. Starten Sie Excel und öffnen Sie eine Tabelle

Starten Sie Excel und öffnen Sie eine vorhandene Tabelle mit zu analysierenden Daten. Um eine online gespeicherte Datei zu öffnen, klicken Sie auf das Menü „Datei“, wählen Sie „Öffnen“ und dann „OneDrive“ oder „SharePoint“. Durchsuchen Sie die Ordner und Dateien, die Ihre Tabellenkalkulationen enthalten, und wählen Sie die aus, die Sie verwenden möchten.

Alternativ können Sie eine lokale Datei erstellen oder öffnen. Um es online zu speichern, klicken Sie auf das Menü „Datei“, wählen Sie „Speichern unter“ und speichern Sie es dann in einem Ordner in OneDrive oder SharePoint.

2. Aktivieren Sie AutoSave

Aktivieren Sie als Nächstes AutoSave, sofern es noch nicht aktiviert ist. Klicken Sie auf das Menü „Datei“ und wählen Sie „Optionen“. Wählen Sie im Fenster „Optionen“ die Option „Speichern“ und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen für Dateien, die in der Cloud standardmäßig in Excel gespeichert sind. Stellen Sie dabei sicher, dass das Dateiformat auf .xlsx verweist, wenn es sich um eine normale Excel-Tabelle handelt. Klicken Sie auf OK, um das Fenster „Optionen“ zu schließen.

3. Konvertieren Sie Daten in eine Tabelle

Damit Copilot mit Ihren Daten arbeiten kann, müssen Sie diese in eine Tabelle konvertieren. Wählen Sie alle Zellen aus, die Sie einbeziehen möchten, und klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Copilot“. Möglicherweise erscheint eine Meldung mit der Frage, ob Sie diesen Datenbereich in eine Tabelle umwandeln möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konvertieren“ und die Daten werden in einer Tabelle mit einer Kopfzeile oben formatiert.

4. Formelspalte hinzufügen

Nach der Umwandlung der Zellen in eine formatierte Tabelle zeigt Copilot rechts seine Seitenleiste an und schlägt oben mehrere Anfragen vor. Nehmen wir an, Sie haben eine Tabelle mit Zahlen in jeder Zelle und möchten eine Spalte hinzufügen, um die Zahlen in jeder Zeile zu addieren. Wählen Sie den Vorschlag für Formelspalten hinzufügen. Beschreiben Sie an der Eingabeaufforderung Ihr Anliegen. Sie könnten beispielsweise Folgendes eingeben: „Addieren Sie die Zahlen in jeder Zeile und erstellen Sie eine Spalte, um die Gesamtsummen anzuzeigen.“

Als Reaktion darauf erstellt Copilot die Formel. Überprüfen Sie die Formel, um sicherzustellen, dass sie richtig aussieht. Wenn dies der Fall ist, bewegen Sie den Mauszeiger über die Schaltfläche für Spalte einfügen, um eine Vorschau der Spalte anzuzeigen, und klicken Sie dann auf Spalte einfügen, um sie dem Blatt hinzuzufügen:

5. Zellen formatieren

Als Nächstes möchten Sie möglicherweise ein bestimmtes Format auf Zellen anwenden, die bestimmte Kriterien erfüllen. Klicken Sie auf den Vorschlag zum Hervorheben. Angenommen, Sie möchten alle Zellen, die einen bestimmten Wert enthalten, fett formatieren. Sie könnten Folgendes eingeben: „Alle Zellen mit einem Wert zwischen 94 und 96 US-Dollar fett formatieren.“ Geben Sie diesen Text an der Eingabeaufforderung ein und senden Sie dann Ihre Anfrage.

Copilot führt Ihre Aktion mit einer Erklärung aus, was sie bewirkt hat. Wenn Ihre Anfrage erfolgreich bearbeitet wurde, super. Wenn nicht, können Sie auf die Schaltfläche „Rückgängig“ klicken und es erneut versuchen.

6. Daten sortieren

Sie können Copilot bitten, die Daten auf eine bestimmte Weise zu sortieren. Vielleicht möchten Sie die Werte in einer bestimmten Spalte absteigend sortieren? Geben Sie an der Eingabeaufforderung Folgendes ein: „Sortieren Sie die Daten in Spalte A in absteigender Reihenfolge.“ Copilot wird dann Ihre Anfrage ausführen.

7. Daten filtern

Als Nächstes möchten Sie vielleicht nur bestimmte Daten in der Tabelle sehen, was Sie durch Filtern erreichen können. Geben Sie an der Eingabeaufforderung etwas ein wie: „Zeige Elemente in Spalte E mit Werten von 40 $oder höher.“ Copilot filtert dann die Tabelle, um nur die Werte anzuzeigen, die Ihren Kriterien entsprechen.

8. Daten analysieren

Abschließend können Sie die Daten analysieren. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Analysieren“. Scrollen Sie in der Seitenleiste nach unten, um verschiedene Einblicke anzuzeigen, die Copilot bereits bietet.

Klicken Sie auf eine der vorgeschlagenen Anfragen oder geben Sie eine eigene ein. Beispielsweise können Sie Copilot bitten, Einblicke in bestimmte Daten zu gewähren. Abhängig von den Daten können Sie auch eine Pivot-Tabelle oder ein Diagramm einfügen, um bestimmte Werte und Informationen zu visualisieren: