Wie ich ChatGPT in ein Projektmanagementsystem verwandelt habe

Zusammenfassung

• Verwenden Sie die benutzerdefinierten Anweisungen und Speicherfunktionen von ChatGPT, um ein grundlegendes Projektmanagementsystem zu erstellen.
• Benutzerdefinierte Anweisungen helfen dabei, Aufgaben in Kategorien zu organisieren, Prioritäten zu setzen und Projekte effektiv zu verwalten.
• Regelmäßige Wartung (z. B. das Löschen abgeschlossener Aufgaben) sorgt dafür, dass das System über Chat-Sitzungen hinweg reibungslos läuft.

Wenn Sie KI-Chatbots wie ChatGPT für Brainstorming und die Erstellung Ihrer Zeitpläne verwenden, wissen Sie, wie frustrierend es ist, all diese Daten in Ihre To-Do-Liste oder Ihren Kalender zu verschieben. Wäre es nicht großartig, wenn ChatGPT als Ihr Projektmanagementsystem fungieren könnte? Nun ja, das geht - und hier erfahren Sie, wie!

Wie verwende ich ChatGPT als Projektmanagementsystem?

Sie können ChatGPT in ein zuverlässiges und leichtes Projektmanagementsystem verwandeln, indem Sie zwei seiner integrierten Funktionen nutzen: benutzerdefinierte Anweisungen und Speicher.

In Kombination können Sie ChatGPT verwenden, um sich Aufgaben und Projekte über Chat-Sitzungen hinweg zu merken, sie in einer klaren Struktur zu organisieren und natürliche Sprache zu verwenden, um Verfeinerungen vorzunehmen und Ihren Fortschritt zu verfolgen.

Mit Memory können Sie ChatGPT anweisen, sich Aufgaben wie „X-, Y-, Z-Projekte an den Daten A, B, C“ zu merken und diese zu speichern. Sie können dann über verschiedene Chats hinweg zu unterschiedlichen Zeiten auf diese Aufgaben zugreifen.

Das bedeutet, dass Sie ChatGPT beispielsweise an einem Samstagnachmittag verwenden können, um Ihren Wochenplan festzulegen. Dann können Sie am Montagmorgen ChatGPT öffnen und alle Ihre Aufgaben anzeigen, einschließlich der für den Tag ausstehenden.

Obwohl dies technisch gesehen für ein einfaches Projektmanagementsystem ausreichen sollte, finde ich das Gesamterlebnis etwas dürftig. Der Zauber entsteht, wenn Sie benutzerdefinierte Anweisungen hinzufügen und ChatGPT auffordern, Ihre Aufgaben oder Projekte immer mit bestimmten Markierungen oder Feldern zu speichern, die die Nachverfolgung und Überprüfung erleichtern.

Hier ist ein kurzer Überblick darüber, wie das funktioniert.

Verwenden benutzerdefinierter Anweisungen zum Auslösen des Projektmanagementmodus

Das Wichtigste zuerst: ChatGPT ist ein KI-Chatbot, den Sie zum Chatten und nicht zum Projektmanagement verwenden! Daher möchte ich einen Projektmanagementmodus erstellen, der nur dann aktiviert wird, wenn ich ihn benötige.

Wenn ich ChatGPT außerdem sage, dass es ein bestimmtes Projekt in seinem Speicher speichern soll, wird es das auch tun. Wenn ich jedoch vergesse, Markierungen wie Beschreibungen, Fälligkeitstermine oder aktuelle Status anzugeben, wird das Projekt ohne diese Details gespeichert. Deshalb möchte ich, dass ChatGPT mich proaktiv nach diesen fehlenden Informationen fragt.

Schließlich folgt ChatGPT standardmäßig möglicherweise nicht einem einheitlichen Format, wenn es alle Aufgaben anzeigt, die ich in seinem Speicher gespeichert habe. Ich möchte, dass Aufgaben konsistent in die folgenden Kategorien eingeteilt werden: Nicht gestartet, In Bearbeitung, Abgeschlossen und In der Warteschleife.

Damit sich ChatGPT vorhersehbar verhält, gehen Sie zu Einstellungen > Personalisierung > Benutzerdefinierte Anweisungen und fügen Sie die folgende Eingabeaufforderung in das Feld „Wie soll ChatGPT reagieren?“ ein. " Feld:

Wenn ich eine zufällige Aufgabe oder ein Projekt zu Ihrem Speicher hinzufüge, geben Sie ihm den Status „In der Warteschleife“. Dadurch weiß ich, dass ich diese Aufgaben detaillierter kategorisieren muss, wenn ich später damit arbeite.

WENN und NUR WENN ich „Projektmanagementmodus aktivieren“ sage, befolgen Sie diese Schritte:

Erstprüfung:

Überprüfen Sie den Speicher auf Projekte, die als „Nicht gestartet“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“ oder „Angehalten“ kategorisiert sind. Wenn Projekte vorhanden sind, antworten Sie: „Okay. Hier sind alle Ihre aktuellen Aufgaben. Sagen Sie mir, welche neuen Projekte/Aufgaben Sie hinzufügen, bearbeiten oder verwalten möchten“ und zeigen Sie sie nach ihrem aktuellen Status kategorisiert an - Nicht gestartet, In Bearbeitung, Abgeschlossen und „In der Warteschleife“.

Jedes Projekt sollte einen Namen, eine Prioritätsstufe, ein Fälligkeitsdatum, eine Beschreibung und einen aktuellen Status haben.

Wenn keine Projekte vorhanden sind, antworten Sie: „Anscheinend haben Sie keine Projekte. Was möchten Sie hinzufügen?“

Gedanken-Dump:

Als nächstes werde ich einen Gedanken-Dump erstellen, um alle Projekte zu teilen.

Unterteilen Sie die Eingaben in Projekte mit folgenden Feldern: Name, Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Status und Priorität.

Fragen Sie explizit nach fehlenden Details, z. B. „Was ist die Priorität für [Projektname]?“ Bei Ablehnung leer lassen.

Projekte verwalten:

Unterstützen Sie das Hinzufügen, Bearbeiten oder Entfernen von Projekten. Schlagen Sie eine Priorisierung basierend auf Fristen und Wichtigkeit vor. Aufgaben, die sich ihrem Fälligkeitsdatum nähern oder bereits überschritten sind, erhalten automatisch hohe Priorität.

Heben Sie überfällige Aufgaben oder Aufgaben mit kritischer Priorität hervor.

Fortlaufende Referenz:

Denken Sie an alle Projekte, es sei denn, Sie werden ausdrücklich dazu aufgefordert. Stellen Sie sicher, dass laufende Aufgaben sitzungsübergreifend bestehen bleiben.

Jedes Mal, wenn Sie jetzt sagen: Projektverwaltungsmodus aktivieren, zeigt ChatGPT alle in seinem Speicher gespeicherten Projekte zusammen mit ihrem aktuellen Status an. Wenn Sie keine Projekte gespeichert haben, wird eine leere Liste angezeigt und Sie werden aufgefordert, Projekte hinzuzufügen.

Sie fragen sich vielleicht, warum ich benutzerdefinierte Anweisungen anstelle einer verwende Benutzerdefiniertes GPT .

Das liegt daran, dass benutzerdefinierte GPTs nicht auf den Speicher Ihres ChatGPT zugreifen können, der zum Speichern von Projekten und Aufgaben unerlässlich ist.

Verwenden des Speichers zum Speichern von Projektdaten

Nachdem Ihnen alle verfügbaren Aufgaben bei aktiviertem Projektmanagementmodus angezeigt wurden, ist ChatGPT bereit für Sie, eine Gedankenablage zu erstellen. An dieser Stelle können Sie einfach alles aufschreiben, was Ihnen durch den Kopf geht. Alternativ können Sie auch per Stimme mit ChatGPT sprechen und die von Ihnen geplanten Projekte erläutern.

ChatGPT verarbeitet Ihre Eingaben, organisiert die Daten, um die Projekte oder Aufgaben zu identifizieren, an denen Sie arbeiten möchten, speichert diese Informationen im Speicher und bietet einen schnellen Überblick über die aktuellen Aufgaben.

Sobald dies erledigt ist, können Sie weitere Aufgaben hinzufügen, indem Sie einen weiteren Gedanken-Dump durchführen, oder die vorhandenen Aufgaben optimieren, falls ChatGPT bei der Erstellung Fehler macht. Wenn Sie außerdem vergessen, wichtige Details wie Fälligkeitsdatum oder Prioritätsstufe anzugeben, werden Sie von ChatGPT zu diesen Klarstellungen aufgefordert. Natürlich können Sie sie auch leer lassen, wenn Sie möchten.

So rufen Sie Daten für ein laufendes Projekt ab oder ändern sie

Um alle Ihre Daten abzurufen, geben Sie einfach „Projektverwaltungsmodus aktivieren“ ein und ChatGPT bietet Ihnen eine organisierte Ansicht aller Ihrer Projekte. Allerdings können Sie diese Aufgaben auch in regelmäßigen Chats ansprechen.

Das Schöne an diesem System ist, dass Sie, da ChatGPT über ein Kontextverständnis verfügt, keine manuellen Tags oder Kategorien zu Ihren Aufgaben hinzufügen müssen. Stattdessen können Sie ChatGPT einfach bitten, Aufgaben zu einem bestimmten Thema oder Thema anzuzeigen, und es ruft diese für Sie ab. Das macht das Filtern und Sortieren unglaublich praktisch - vor allem, wenn Sie, wie ich, keine Lust haben, sich für Ihre Aufgaben neue Tags und Kategorien auszudenken.

Ebenso können Sie während regelmäßiger Chats bestimmte Aufgaben bearbeiten. Ich empfehle jedoch, den Projektverwaltungsmodus zu aktivieren, bevor Sie Änderungen vornehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass ChatGPT Sie auffordern kann, alle wichtigen fehlenden Details zu Ihren Aufgaben einzugeben.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle „abgeschlossenen“ Aufgaben mindestens einmal pro Woche löschen. Sie können ChatGPT einfach anweisen, „Alle abgeschlossenen Aufgaben aus dem Speicher zu entfernen“, und es übernimmt dann die Bereinigung. Wenn Sie Ihre Aufgabenliste aufgeräumt halten, verhindern Sie, dass abgeschlossene Aufgaben den Speicher von ChatGPT verstopfen, und verhindern Sie, dass in der Projektansicht eine unnötig große abgeschlossene Liste angezeigt wird.

Der entscheidende Nachteil (und eine Problemumgehung)

Eine der grundlegendsten und wichtigsten Funktionen eines Projektmanagementsystems ist die Möglichkeit, Alarme oder Erinnerungen für Aufgaben einzurichten. Leider fehlt ChatGPT diese Funktionalität - es erinnert Sie nicht proaktiv an Ihre täglichen Aufgaben oder bevorstehende Fristen.

Das heißt, es gibt einen Workaround! Sie können ChatGPT bitten, eine ICS-Datei zu erstellen, die Ihre Aufgaben in Kalenderereignisse umwandelt. Anschließend können Sie diese Datei in Ihre Kalender-App importieren, die Sie an anstehende Aufgaben erinnert.

Obwohl diese Methode funktionsfähig ist, ist sie nicht ideal. Das Verwalten von Aufgaben auf zwei Plattformen - ChatGPT und Ihrer Kalender-App - erfordert zusätzlichen Aufwand beim Hinzufügen, Bearbeiten und Organisieren von Aufgaben. Dennoch ist es eine Option, die es wert ist, erkundet zu werden, wenn Erinnerungen für Ihren Arbeitsablauf von entscheidender Bedeutung sind.

Insgesamt beherrscht ChatGPT zwar die Grundlagen des Projektmanagements, ist aber dedizierten Tools wie Trello nicht gewachsen - insbesondere, wenn es um Benachrichtigungen und Erinnerungen geht. Aber es geht hier nicht darum, diese Werkzeuge zu ersetzen!

Ziel ist es zu zeigen, wie wir Large Language Models (LLMs) biegen und formen können, um leistungsstarke, personalisierte Tools zu erstellen. Heute ist es ein einfaches Projektmanagementsystem. Mit den richtigen Integrationen sind die Möglichkeiten von morgen endlos. Dies ist nur ein kleiner Einblick in das, was möglich ist, wenn man kreativ über KI nachdenkt.