Können KI-Chatbots Ihr virtueller Assistent sein?

Zusammenfassung

• KI-Chatbots funktionieren am besten, wenn sie strategisch für bestimmte Aufgaben eingesetzt werden und nicht als Allzweckassistenten.
• Jeder KI-Chatbot (Gemini, Siri, ChatGPT, Claude usw.) hat seine eigenen einzigartigen Stärken - was ihn ideal für bestimmte Arbeitsabläufe macht.
• Teilen Sie Ihre Arbeitslast auf Makroebene in Mikro-Workflows auf und weisen Sie dann bestimmte KI-Chatbots zu, die für diese spezifischen Workflows gut geeignet sind.

KI-Chatbots sind vielleicht nicht die unermüdlichen Assistenten rund um die Uhr, die Technologieunternehmen versprochen haben, aber mit dem richtigen Ansatz können sie Ihnen dennoch dabei helfen, produktiver zu sein und mehr zu erledigen. Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen, um KI-Chatbots als virtuelle Assistenten einzusetzen.

Virtuelle Assistenten vs. digitale Assistenten vs. KI-Chatbots verstehen

Ein virtueller Assistent (VA) im herkömmlichen Sinne bezieht sich auf einen Remote-Mitarbeiter, der administrative Unterstützung leistet. Einige VAs beherrschen den Umgang mit bestimmten Tools und können auch bei kreativen oder technischen Aufgaben helfen. Sie werden hauptsächlich von vielbeschäftigten Fachleuten eingestellt - etwa CEOs, Startup-Gründern und VIPs -, die ein zusätzliches Paar Hände benötigen, um den reibungslosen Ablauf ihres Privat- und Berufslebens zu gewährleisten.

Menschen stellen VAs ein, um die alltäglicheren und sich wiederholenden Aufgaben des Tages zu delegieren, damit sie ihren Geist und ihre Energie auf geschäftskritischere Arbeitslasten konzentrieren können, die ihre volle Aufmerksamkeit erfordern. Nun fragen Sie sich vielleicht: „Wäre es nicht großartig, wenn wir auch einen VA in unserem Leben hätten, der uns bei unseren täglichen Aufgaben und langweiligen Arbeiten hilft?“ Hier kommen digitale Assistenten ins Spiel!

Tools wie Google Assistant, Siri und Alexa wurden entwickelt, um uns dabei zu helfen, einige unserer alltäglichen Aufgaben mit einfachen Sprachbefehlen zu optimieren. Das Problem besteht darin, dass diese digitalen Assistenten keine natürliche Sprache verstehen und Sie bestimmte Phrasen verwenden müssen, damit sie das tun, was Sie wollen - und selbst dann ist ihr Funktionsumfang ziemlich gering. Allerdings lösen KI-Chatbots die meisten dieser Probleme.

Basierend auf Large Language Models (LLMs) können KI-Chatbots wie ChatGPT oder Copilot eine natürliche Konversation mit Ihnen führen und verstehen, was Sie sagen möchten. Dies macht die Konversation mit Chatbots genauso reibungslos wie mit einer echten VA. Sie können auch eine Vielzahl von Aufgaben wie Textformatierung, Bildgenerierung und E-Mail-Schreiben ausführen. Bedeutet das also, dass wir endlich in einer Welt leben, in der jeder seine eigene persönliche digitale VA haben kann?

KI-Chatbots können bei diesen Aufgaben des virtuellen Assistenten helfen

Die KI schreitet rasant voran und moderne KI-Chatbots wie ChatGPT, Gemini von Google und Claude von Anthropic beginnen, Aufgaben zu übernehmen, die einst menschlichen Assistenten vorbehalten waren. Hier sind einige Arbeitslasten, die oft VAs vorbehalten sind und die Sie mit einem KI-Chatbot erledigen können:

Stellen Sie Alarme und Erinnerungen ein

Eine der einfachsten und zugleich wertvollsten Einsatzmöglichkeiten von KI-Assistenten ist die Verwaltung Ihres Zeitplans. Ich hasse es, sporadisch in mein Telefon zu greifen, um einen Alarm, ein Kalenderereignis oder eine Erinnerung einzustellen. Ich finde es viel einfacher, meinen Zwillingen einfach mit meiner Stimme zu sagen, dass sie mich daran erinnern sollen, „den Hund um 19 Uhr zu füttern“. oder „Rufen Sie meinen Redakteur um 20 Uhr an.“ Ganz zu schweigen davon, dass dies besonders nützlich ist, wenn Sie an etwas arbeiten und sich nicht durch das Entsperren Ihres Telefons ablenken möchten.

Sprechender Begleiter

Manchmal braucht man einfach jemanden, dem man seine Ideen weitergeben kann - vor allem, wenn man an komplexen Problemen arbeitet. KI-Chatbots werden zwar keine sinnvollen menschlichen Gespräche ersetzen, sie eignen sich jedoch hervorragend als Resonanzboden, wenn Sie Ihre Gedanken verbal verarbeiten müssen. Ich verwende sie oft während meines Schreibprozesses, um verschiedene Aspekte eines Themas zu untersuchen. Es ist, als hätte man einen Watson für seinen Sherlock!

Zusammenfassen von Transkripten von Anrufen

Detaillierte Notizen während Besprechungen zu machen, kann sehr mühsam sein, ganz zu schweigen von der Ablenkung, wenn Sie versuchen, ein produktives wechselseitiges Gespräch zu führen. Hier können KI-Tools ins Spiel kommen, um die Sprachaufzeichnungen aufzunehmen, sie zu transkribieren und sogar prägnante Zusammenfassungen des Gesprächs zu erstellen. Anstatt hektisch Notizen zu kritzeln, können Sie sich auf die Diskussion konzentrieren und die Dokumentation Ihrem KI-Assistenten überlassen.

Priorisieren Sie Ihre Lese- oder Beobachtungslisten

Wenn Sie so sind wie ich, haben Sie wahrscheinlich eine endlose Schlange an Artikeln, Videos und Podcasts, die für den späteren Konsum gespeichert sind. Das Problem ist, dass man, wenn man anfängt, sie durchzugehen, feststellt, dass vieles davon unverständlich ist und die Zeit nicht wert ist. Glücklicherweise können Sie Ihren KI-Assistenten verwenden, um diese Liste (und ihren Inhalt) zu analysieren und basierend auf Ihren Interessen oder Fristen Vorschläge zu machen, was Sie zuerst konsumieren sollten. Es ist, als hätten Sie Ihre eigene Version der Netflix-Empfehlungs-Engine - aber für alles.

E-Mails schreiben und grundlegende Dokumentation

Wenn wir in unserer beruflichen Kommunikation nur „hmm“ oder „k“ schreiben könnten, aber leider müssen Sie in Ihrer Rede etwas höflicher und wortgewandter sein. Zum Glück kann ein KI-Assistent dies für Sie erledigen. Geben Sie einfach den Kontext zu der E-Mail oder Nachricht ein, die Sie erhalten haben, und geben Sie an, was Sie sagen möchten, und schon wird in Sekundenschnelle eine professionelle Antwort verfasst. Anschließend können Sie es vor dem Versenden an Ihre Bedürfnisse anpassen oder personalisieren. Dies macht KI zu einem hervorragenden Werkzeug, um Ihre tägliche Kommunikations- oder Dokumentationsarbeit zu beschleunigen, sodass Sie sich auf die wichtigeren Dinge konzentrieren können.

Hilfe bei kreativen Blockaden und Brainstorming

Viele Leute sind davon überzeugt, dass KI kreative Arbeitskräfte ersetzen wird, aber als Autor und Vermarkter finde ich selten, dass KI-Inhalte das gewünschte Maß an Engagement erzeugen. Abgesehen davon ist es im kreativen Prozess wirklich nützlich. Obwohl nichts von dem, was es empfiehlt, gut ist, kann es meine Kreativität wieder zum Fließen bringen, was mir letztendlich hilft, produktiver zu sein.

Die Grenzen verstehen - Wo KI-Chatbots zu kurz kommen

Obwohl KI-Chatbots unglaublich hilfreich sein können, hinken sie in mehreren kritischen Bereichen immer noch hinter menschlichen VAs hinterher. Hier sind einige potenzielle Probleme mit dem aktuellen Stand der KI-Chatbots, die sie zu frustrierenden Assistenten machen.

Sie müssen mehrere KI-Chatbots verwenden - es gibt keine „eine KI, die sie alle beherrscht“

Im vorherigen Abschnitt habe ich eine Reihe von VA-Workloads aufgelistet, die KI-Chatbots bewältigen können - ich sollte jedoch erwähnen, dass ein einzelnes KI-Tool nicht alles leisten kann. Trotz der rasanten Fortschritte in der KI-Technologie gibt es noch kein einziges Werkzeug, das sie alle beherrscht. Jeder große KI-Assistent - ob Google Gemini, Siri, ChatGPT, Claude oder Perplexity - hat seine eigenen Stärken und Grenzen. Der Schlüssel liegt darin, zu wissen, welches Werkzeug sie für welche Aufgabe verwenden soll, basierend auf ihren Fähigkeiten.

Gemini auf Android (oder Siri auf dem iPhone) ist beispielsweise darauf ausgerichtet, Sie bei der Verwaltung Ihrer Smart-Home-Geräte, E-Mail-Zusammenfassungen und ähnlichen telefonbasierten Aufgaben mit einfachen Sprachbefehlen zu unterstützen. Diese Tools haben jedoch Schwierigkeiten bei Arbeiten, die logischeres und differenzierteres Denken erfordern. Hier können Sie beispielsweise ChatGPT oder Claude verwenden, die sich besser zum Codieren, Schreiben und allgemeinen Brainstorming eignen - zumindest für den Moment!

Sie werden Ihre Arbeit nicht für Sie erledigen

Unabhängig davon, wie fortschrittlich die KI-Technologie wird, kann sie Ihr einzigartiges Fachwissen, Ihr Urteilsvermögen und Ihre Kreativität nicht reproduzieren. Betrachten Sie Ihren KI-Assistenten als unterstützendes Werkzeug und nicht als Ersatz für die menschliche Intelligenz. Es soll Ihnen helfen, Ihre Arbeit zu erledigen, anstatt sie für Sie zu erledigen.

Es kann beim Brainstorming oder beim Iterieren Ihrer Arbeit hilfreich sein, wird (oder kann) Ihre Arbeit jedoch nicht für Sie erledigen - zumindest nicht auf dem gleichen Niveau an Eleganz, wie Sie können. Im Vergleich dazu kennt ein VA, insbesondere wenn Sie schon lange mit ihm zusammenarbeiten, Ihren Geschmack und Ihre Vorlieben und kann einen Teil der Arbeit in Ihrem Namen erledigen.

Sie müssen mühsam artikulieren, was Sie wollen

Als Mensch haben VAs normalerweise viel Kontext und verstehen die Nuancen in menschlichen Diskussionen. Das bedeutet im Wesentlichen, dass Sie selbst bei vagen Anweisungen davon ausgehen können, dass Ihr VA Ihre Arbeit genau so erledigt, wie Sie es möchten - insbesondere, wenn Sie schon lange mit ihm zusammenarbeiten.

Im Gegensatz dazu leben KI-Tools von konkreten, detaillierten Anweisungen. In der KI-Community gibt es ein Sprichwort: „Müll rein, Müll raus.“ „Vage Befehle führen auch zu ebenso vagen oder nicht hilfreichen Antworten. Wenn Sie möchten, dass ein KI-Chatbot eine bestimmte Aufgabe ausführt, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie wollen, warum Sie es wollen und wie es erledigt werden soll.

Während Sie versuchen, so konkret zu sein, denken Sie vielleicht: „Hätte ich die Arbeit nicht schneller erledigen können, wenn ich sie einfach selbst erledigt hätte, anstatt die KI zu veranlassen, sie für mich zu erledigen?“ Und ja, in vielen Fällen ist es schneller, die Arbeit selbst zu erledigen - insbesondere, wenn Sie etwas Einzigartiges und Einzigartiges schaffen. KI-Assistenten werden produktiv, wenn Sie sie zur Automatisierung Ihrer langweiligen und sich wiederholenden Arbeit einsetzen.

Können KI-Chatbots also Ihr virtueller Assistent sein?

Während KI-Chatbots bei der Bewältigung von Aufgaben, die traditionell von virtuellen Assistenten ausgeführt werden, bemerkenswerte Fortschritte gemacht haben, sollten sie eher als leistungsstarke Werkzeuge und nicht als vollständiger VA-Ersatz betrachtet werden. Stellen Sie sich KI-Chatbots als Ihre erste Anlaufstelle zur Unterstützung vor - sie sind immer verfügbar, nie müde und können viele grundlegende Aufgaben sofort erledigen. Diese Tools können Ihnen jedoch nicht dabei helfen, komplexe Projekte zu koordinieren, sensible Kundeninteraktionen zu bewältigen oder über den Tellerrand hinaus zu denken. Dies sind Bereiche, in denen ein VA immer noch die bessere Wahl ist!